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Réglement intérieur

mardi 1er mars 2022

Préambule

Le présent règlement intérieur a pour but de fixer avec précision les modalités d’organisation et de fonctionnement du Photo-Club du Val de l’Eyre (Sigle PCVE), ainsi que les divers droits et devoirs des adhérents, il est rédigé par le Conseil d’Administration.
La vocation du PCVE n’est pas d’assurer une prestation de service et son fonctionnement est tributaire de la participation régulière et de la contribution de tous ses adhérents.
"Une association n’est pas riche de ce que l’on vient y chercher, mais de ce que l’on y apporte".

Article premier - Cotisation
L’exercice du PCVE est comprise entre deux Assemblées Générales ordinaires.
L’Assemblée Générale ordinaire se tient la dernière quinzaine de septembre de chaque année.
La cotisation annuelle est fixée par le Conseil d’Administration à 25 Euros pour la saison 2021/2022.
Elle est réduite de 50% pour :

  • Les jeunes de moins de 21 ans
  • Les demandeurs d’emploi
  • Les conjoints et les enfants de membres déjà adhérents
  • Les nouveaux adhérents à partir du 1er avril
    Les cotisations sont exigibles au plus tard le 15 octobre de chaque année.
    Tout membre n’ayant pas versé sa cotisation au 15 octobre sera considérée comme démissionnaire.
    Toute cotisation versée au PCVE est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation en cours d’année ne peut être exigé en cas de démission ou de radiation.
    Le règlement de la cotisation donne accès aux moyens mis à la disposition des adhérents.

Article 2 – Administration
Comme prévu par les statuts, la PCVE est administré par un Conseil d’Administration constitué d’un :

  • Président
  • Vice-Président
  • Secrétaire
  • Secrétaire adjoint
  • Trésorier
  • Trésorier adjoint
    Toute fonction supplémentaire peut être créée, par le Conseil d’Administration, pour un besoin ponctuel, sans qu’elle soit listée dans ce document.
    Tout membre du Conseil d’Administration doit pouvoir suppléer les fonctions d’un membre justifiant d’une incapacité physique ou morale temporaire.

Article 3 – Rôle des membres du Bureau
Rôle du Président :
Le Président est chargé de veiller à l’exécution des décisions prises en assemblée et d’assurer le bon fonctionnement de l’association. Il est aidé dans sa tâche par les membres du bureau. Il représente l’association en justice. Il peut par procuration spéciale se faire représenter par un autre membre du bureau. Il détient, avec le trésorier, le pouvoir de régler les activités financières de l’association.
Rôle du Vice-président :
Il est le même que celui du Président en cas d’absence ou de vacance du poste de celui-ci. En temps normal, il seconde le Président dans toutes les affaires courantes de l’association.
Rôle du Secrétaire et adjoint :
Le Secrétaire traite les affaires courantes de l’association, fait un compte rendu des réunions de bureau dans lequel il mentionne le nom des membres présents et absents. Ce compte rendu est consigné dans un classeur ou fichier informatique prévu à cet effet. Il tient à jour le classeur des réunions de bureau. Chaque rapport ou compte rendu devra être visé par le Secrétaire et le Président.
Rôle du Trésorier et adjoint :
Le Trésorier tient un registre sur lequel sont consignés les dépenses et les recettes de l’association.
Il dresse le bilan annuel et prévisionnel. Ces comptes sont soumis au vote de l’assemblée Générale.
Il fait l’inventaire du matériel de l’association.
Il est chargé avec le Président de réaliser toutes les opérations financières de l’association.
Il détient avec le Président la signature du chéquier.
Fonctionnement du bureau :
Sauf urgence, le bureau se réunit au minimum 4 fois par an. Toutes les décisions concernant les affaires courantes de l’association sont prises lors de ces réunions, à la majorité des membres présents. Le bureau prévoit les activités pour l’année à venir dans ses grandes lignes et soumet ses projets à l’assentiment de l’assemblée générale. Le bureau peut, s’il le juge utile, faire appel à titre consultatif pour ses délibérations, à d’autres personnes adhérentes à l’association. Le bureau valide toute activité où le Photo Club est impliqué formellement.
Pour tous les cas non prévus au présent règlement, le bureau est habilité à prendre les décisions qui s’imposent.

Article 4 – Ethique et comportement
Sont interdits :

  • Tout prosélytisme politique ou religieux ainsi que la tenue de propos à caractère discriminatoire ou diffamatoire.
  • La prise de vue, la projection, l’affichage ou la diffusion de photographies à caractère raciste, pédophile ou tout autre genre contraire aux lois en vigueur, dans les locaux ou dans le cadre des activités du PCVE.
  • L’utilisation des moyens et installation du PCVE dans un but commercial.
  • L’utilisation, l’exposition ou la mise en concours de photo représentant des personnes, des sites ou des objets pour lesquels l’auteur n’aurait pas d’autorisation formelle.
  • L’utilisation en concours ou la publication de photographie par usurpation du nom ou des droits d’un auteur tiers.
  • Tout, concours, exposition, ou autre activité engageant le PCVE, ou exercée en son nom sans l’accord du Conseil d’Administration.
    Le comportement des membres dans les locaux ou dans le cadre des activités du PCVE devra être respectueux des personnes et des biens.
    La critique des œuvres exposées par les membres au cours des séances de présentation devra se faire dans un esprit constructif et en aucun cas dans le but de dénigrer, abaisser ou humilier l’auteur de l’œuvre.
    Les locaux du PCVE sont non-fumeur.

Article 5 – Assemblée Générale ordinaire
L’Assemblée Générale ordinaire du PCVE a lieu la dernière quinzaine de septembre chaque année.

  • Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’association sont convoqués par les soins du secrétaire. L’ordre du jour figure sur les convocations.
  • Le président, assisté des membres du Conseil d’Administration, préside l’Assemblée et présente le rapport moral et l’activité de l’association. Le vote d’approbation se fait à main levée.
  • Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l’approbation de l’Assemblée Générale. Le vote d’approbation se fait à main levée.
  • Les rapports, moral et financier, sont tenus à disposition de tous les membres L’Assemblée Générale vote le montant de la cotisation annuelle défini par le Conseil d’Administration.
  • Le quorum de 50% des membres, présents ou représentés est nécessaire pour que l’Assemblée Générale soit validée.
  • Dans le cas où le quorum n’est pas atteint, une nouvelle Assemblée Générale ordinaire sera convoquée sous quinze jours, sans condition de quorum.
  • Ne peuvent être abordés que les points inscrits à l’ordre du jour.
  • Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix des membres présents et représentés.
  • Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au renouvellement des membres sortants du Conseil d’Administration.
  • Le nouveau Conseil d’Administration se réunit pour élire, parmi ses membres, les postes du Bureau.
  • Suite à la constitution du Bureau, a lieu l’examen des questions diverses.
  • Tout membre de l’association peut se présenter à l’élection au Conseil d’Administration, à condition d’être à jour de cotisation au moins depuis l’exercice précédent l’exercice en cours.
  • Toutes les délibérations sont votées à main levée, exceptée l’élection des membres du Conseil d’Administration qui se fait à bulletin secret.
  • Les décisions de l’Assemblée Générale s’imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.

Article 6 – Moyens mis à la disposition des adhérents
Liste non exhaustive du matériel mis à disposition des adhérents du PCVE à jour de leur cotisation pour la saison en cours :

  • Laboratoire argentique avec deux agrandisseurs, computer et tout matériel nécessaire au développement et au tirage argentique.
  • Chaîne graphique avec ordinateurs, scanner film et scanner à plat.
  • Audiovisuel avec un projecteur vidéo
  • Studio de prise de vue avec flashes électroniques et dérouleurs de papier de fond
  • Bibliothèque artistique et technique.
  • Matériels et fournitures, exemples : Sonde de calibrage écran, contrecollés et cartons fournis par le Club au tarif d’achat.
  • Des boissons sont à disposition des adhérents dans le réfrigérateur au prix unitaire d’un Euro.
    Les locaux mis à la disposition de l’association par la municipalité se situent 1 rue Pierre
    de Coubertin à Biganos 33380

Article 7 – Condition d’utilisation
Tout membre actif du PCVE souhaitant utiliser les installations du club doit obligatoirement suivre une séance de présentation afin que lui soit présenté le matériel et son mode d’emploi ainsi que le cahier d’observations.
Concernant la bibliothèque, l’emprunt de livres, de revues ou tout autre media devra se faire auprès du bibliothécaire ou à défaut de l’un des membres du Bureau qui l’enregistrera dans le logiciel de gestion. L’emprunteur s’engage à restituer le matériel emprunté dans un délai de deux semaines.

Article 8 – Accès aux locaux du club et gestion des clés
L’accès aux locaux du PCVE est réservé aux membres à jour de leur cotisation pour l’exercice en cours.
Cinq clés sont à la disposition des adhérents pour l’accès aux locaux. Le code de l’alarme sera indiqué aux membres au moment du règlement de la cotisation.
Les personnes suivantes sont dépositaires des clés du club

  • Clé N°1 A disposition chez Le Président
  • Clé N°2 A disposition chez le vice-président
  • Clé N°3 A disposition au Cabinet médical
  • Clé N°4 A disposition chez un membre du sud Bassin
  • Clé N°5 A disposition chez un membre du nord Bassin
    Les attributions des clés seront décidées en assemblée générale.
    Les membres désirant accéder aux locaux devront se procurer les clés auprès des responsables ci-dessus.
    Les clés devront être remises sitôt la fin de l’utilisation.
    L’utilisation du studio ou du laboratoire fera l’objet d’une demande de réservation envoyée par mail au Président ou au Vice-président ou au secrétaire, afin que l’information soit diffusée à l’ensemble des membres.
    Les réservations studio, laboratoire, etc., seront affichées sur le calendrier du site.

Article 9 - Règles relatives au matériel
La répartition et la disposition des matériels doivent être respectées. Il est interdit de déplacer ou d’emprunter les matériels et appareils du club à l’exception de la sonde de calibration écran et de la règle Logan (Avec accord d’un membre du Bureau et pour une durée d’une semaine maximum).
La copie de logiciels appartenant au club ainsi que l’installation de logiciels sur les ordinateurs du club sont strictement interdites.

Article 10 – Cahier d’observations
En dehors des séances du jeudi, tout utilisateur des installations du club doit obligatoirement noter :

  • Son nom
  • la date, les heures d’arrivée et de départ, lors de son passage.
  • Le type d’activités exercées (laboratoire, studio de prises de vues, chaîne graphique, audiovisuel, préparation d’exposition)
  • Les éventuelles anomalies constatées.
  • Si pas d’anomalie, noter RAS
    En cas de dysfonctionnement d’un des matériels, prendre contact avec un responsable du Bureau avant d’entreprendre des réparations.

Article 11 – Sorties photo
Des sorties peuvent être organisées dans le cadre des activités du PCVE, pour : prise de vue, visite d’exposition, etc.
Ces sorties se font à titre individuel. Chaque membre étant responsable de l’assurance de son véhicule et de sa responsabilité civile dans le cadre de l’activité pratiquée.

Article 12 – Respect des locaux
Il est interdit de fumer dans les locaux.
Chaque utilisateur doit obligatoirement assurer le nettoyage des locaux avant de quitter les lieux.
Le laboratoire devra être dégagé de tout matériel personnel, à l’exception de celui rangé dans une caisse en plastique sous le plan de travail. Après chaque séance de laboratoire, le nettoyage et le rangement sont obligatoire (Evier, plans de travail et sol)
Attention : les produits chimiques de développement sont nocifs.

Article 13 – Indemnités et rémunérations
Toutes les fonctions, y compris celles des membres du Conseil d’Administration et du Bureau, sont gratuites et bénévoles.

  • Seuls les frais occasionnés par l’accomplissement de leur mandat sont remboursés sur justificatifs.
  • Le rapport financier présenté à l’Assemblée Générale ordinaire présente, par bénéficiaire, les remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation.

Article 14 – Communication
Le PCVE possède un site internet à l’adresse http://photoclub.biganos.free.fr/ adresse mail : photoclub.valdeleyre@free.fr
La communication courante du club vers les membres se fait par e-mail.